Oggi un documento su cinque è ancora cartaceo, ma la grande distribuzione organizzata è pronta per una rivoluzione: l’AI digitalizza e carica a sistema il contenuto delle bolle che oggi viene inserito a mano. Così il processo fino alla riconciliazione può avvenire in tempo quasi reale (prima durava anche un mese e mezzo), abbattendo gli errori e i costi di manodopera. Giorgio De Nardi, ceo di Aton: “Grazie all’accordo con Teksmar azzeriamo costi e distanze spazio-temporali tra magazzino e amministrazione”.

In gergo si chiama “three-way match”: è il processo ordine, bolla, verifica merce consegnata, controllo fattura, pagamento. Sono passaggi che i consumatori ignorano completamente, che avvengono nei magazzini e negli uffici amministrativi e che per le aziende della gdo hanno costi enormi. Si tratta della cosiddetta “riconciliazione”, quel passaggio in cui tutti i documenti connessi alla merce – ordine, documento di trasporto, fattura – vengono verificati manualmente con un gigantesco, alienante e costosissimo consumo di tempo.
Nel 20% dei casi, in media, questo processo è ancora totalmente analogico, manuale. Quando il camion arriva al punto vendita carico di merce, l’autista procede allo scarico e il personale incaricato verifica la corrispondenza tra quanto consegnato e quanto indicato nel documento di trasporto, annotando a penna eventuali incongruenze o difetti riscontrati. Successivamente, il documento viene inserito a mano nel sistema e viene inviato al centro amministrativo, che dovrà segnalare la non conformità, controllare la fattura emessa dal fornitore e verificare che corrisponda esattamente a quanto caricato in magazzino, correzioni comprese.
Azioni semplici, quando si tratta di pochi prodotti. Ma che diventano complicatissime se si devono gestire centinaia di negozi, migliaia di fornitori e decine di migliaia di prodotti diversi come capita ogni giorno nel settore della grande distribuzione organizzata. Ci sono interi uffici con gruppi di persone che devono scrivere i dati a penna e poi copiarli in file Excel e gestionali prima di concludere l’iter. Si stima che questi processi manuali possano portare ritardi fino ad un mese e mezzo nella fatturazione, con carichi di lavoro e rischi di errori elevati.
Per rispondere a queste esigenze il Gruppo Aton, leader in Italia nei servizi e soluzioni per l’innovazione e trasformazione digitale delle imprese con headquarter nel Trevigiano, ha lanciato la piattaforma applicativa “.one Retail” in collaborazione con Teksmar, azienda umbra specializzata nella digitalizzazione delle catene retail, entrata a far parte del Gruppo a inizio anno. La piattaforma software copre l’intera filiera della distribuzione alimentare e di diverse categorie merceologiche come beauty & house holding, abbigliamento, casalinghi, brico, articoli sportivi e altri.

“Abbiamo sviluppato una soluzione che utilizza l’AI per allineare la filiera della conciliazione amministrativa in pochi attimi”, spiega il ceo di Aton, Giorgio De Nardi. “Con l’apposita app è possibile fotografare il documento cartaceo e inserirlo a sistema in pochi secondi. Si avvia così l’iter di fatturazione senza intralci e senza errori, evitando discrepanze tra la bolla di spedizione, il reale contenuto scaricato e le varie fatture pro forma e finali che fornitore e acquirente si scambieranno. È la prima volta che l’intelligenza artificiale viene applicata in questi ambiti con questo livello di precisione e innovazione. Il primo esempio concreto che dà il via a un processo di accelerazione e digitalizzazione dei processi organizzativi senza precedenti”.
“Il nostro principale obiettivo è quello di aiutare la GDO a semplificare, rendere più efficienti i processi operativi e ridurre i costi di gestione”, dichiara Firmano Proietti Righi, ceo di Teksmar. “La soluzione .one Retail, potenziata dall’AI, consente di eliminare la registrazione manuale del contenuto del documento di consegna, rilevare e segnalare automaticamente al fornitore le eventuali differenze tra la merce caricata e quanto indicato nel documento. In questo modo, si riducono in modo sostanziale le attività, i tempi e i costi relativi alla gestione amministrativa delle contestazioni sulle fatture”.

La rivoluzione dell’intelligenza artificiale nei processi di riconciliazione, quello che gli addetti ai lavori definiscono “three-way match”, è stata presentata ufficialmente in un webinar che ha illustrato le funzioni di .one Retail, la piattaforma applicativa cloud per la gestione dei punti vendita diretti e affiliati. Una soluzione completa e scalabile, accessibile via web da qualsiasi dispositivo, che non dipende da server locali, aggiornamenti manuali o strumenti disomogenei, disponibile anche nella versione app per l’utilizzo in mobilità, online e offline.
L’intelligenza artificiale è al centro del progetto e sono già adottabili le prime funzioni per la riconciliazione delle fatture, l’inserimento ordini di acquisto o vendita, l’ingresso merci e il supporto agli utenti grazie a innovativi metodi di acquisizione e gestione delle informazioni ricevute da immagini, file audio e messaggi testuali ricevuti da canali non strutturati come WhatsApp, e-mail, Excel o da documenti cartacei, senza vincoli di forma. A supporto di questo sviluppo, Aton ha avviato da tempo il programma di R&D sull’AI (intelligenza artificiale) con un team dedicato che lavora in stretta sinergia con Teksmar.
Aton e Teksmar mettono a fattor comune esperienze sul mercato e know how tecnologico con l’obiettivo di assumere un ruolo guida nel mercato, in primis in Italia e poi all’estero.

SCHEDE DI APPROFONDIMENTO 
.ONE RETAIL
.one Retail è la suite progettata per rendere la gestione dei punti vendita, diretti e affiliati, semplice, ottimizzata e completamente centralizzata. Trasforma l’operatività quotidiana dei negozi in un’esperienza fluida, veloce e senza complessità. Frutto della sinergia tra il know-how tecnologico e la profonda conoscenza del mercato di Aton e Teksmar, .one Retail nasce per rispondere alle esigenze dell’intera filiera della distribuzione alimentare e di diversi settori merceologici, dal beauty & house holding ai casalinghi, dal brico agli articoli sportivi, e oltre.

Perchè .one Retail?
Architettura web: un unico database, nessun server locale, nessuna manutenzione in punto vendita, nessuna frammentazione. Grazie alla configurazione da remoto, un nuovo punto vendita può essere operativo in pochi minuti e gli utenti possono accedere a .one Retail da qualsiasi browser web.
App mobile: la nostra applicazione mobile, utilizzabile anche offline, supporta le operazioni di negozio davanti allo scaffale, integra funzionalità avanzate e sfrutta l’AI per velocizzare processi come il carico merce.
Gestione, fidelizzazione e micromarketing: un’unica piattaforma che include gestione assortimento, ordini, loyalty, couponing, app B2C, operazioni di punto vendita, amministrazione finanziaria, gift card e buoni pasto. Con dati centralizzati per un controllo totale è già integrata con i più diffusi brand di software di cassa, bilance, etichette elettroniche ed ERP.
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